Einmal im Jahr trifft sich eure Ortsgruppe zur Mitgliederversammlung (MV). Sie ist das wichtigste Gremium eurer KjG: Hier berichtet die Ortsleitung, die Finanzen werden geprüft, die Ortsleitung wird entlastet und neu gewählt, und gemeinsam entscheidet ihr über Anträge und Ideen für das nächste Jahr. Auf dieser Seite findet ihr das Wichtigste auf einen Blick und alle Vorlagen zum Download.
Maßgeblich ist immer eure eigene Satzung mit Geschäfts- und Wahlordnung. Die Angaben unten richten sich nach der Muster-Ortssatzung des Diözesanverbands.
Wer gehört dazu?
- Stimmberechtigt sind alle Mitglieder eurer Ortsgruppe, die ihren Mitgliedsbeitrag gezahlt haben – egal wie alt. Auch Kinder haben eine Stimme und dürfen nicht ausgeschlossen werden.
- Beratend dabei sind die*der für Jugendarbeit zuständige pastorale Mitarbeiter*in eurer Pfarrei, eure KjG-Referent*in aus dem Jugendpastoralen Team (JPT) und die Diözesanleitung. Sie haben Rederecht, aber kein Stimmrecht.
Vor der MV
- Einladung: Ladet alle Mitglieder (und die beratenden Mitglieder) fristgerecht mit der vorläufigen Tagesordnung ein – am besten in Textform, also per Mail, Brief oder Messenger. Die Muster-Ortssatzung sieht hier drei Wochen vorher. Nur wenn ordnungsgemäß eingeladen wurde, ist die MV beschlussfähig.
- Besondere Anträge wie Satzungsänderung, Abwahl oder Auflösung müssen spätestens vier Wochen vorher mit Begründung eingereicht und allen zwei Wochen vorher mitgeteilt werden.
- Diözesanleitung einladen: de-luxe@kjg-freiburg.de. Wenn euch die Anwesenheit wichtig ist, schreibt das bitte dazu.
- Kassenprüfung durchführen lassen, Finanz- und Rechenschaftsbericht vorbereiten.
- Tipp: Schreibt den Bericht der Ortsleitung etwas ausführlicher ins Protokoll. Das Finanzamt möchte bei der Steuererklärung Protokoll und Tätigkeitsbericht sehen – das spart euch später Arbeit.
So läuft eine MV ab
Ihr könnt eure Mitgliederversammlung so gestalten, wie ihr möchtet. Es bietet sich dabei der folgende grobe Ablauf an:
- Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
- Beschluss der Tagesordnung
- Berichte: Ortsleitung, ggf. Leitungsrunde, Finanzen
- Bericht der Kassenprüfung
- Entlastung der Ortsleitung (die Ortsleitung stimmt dabei nicht mit)
- Wahlen
- Anträge
- Infos und Verschiedenes – hier ist Platz für eure KjG-Referent*in mit Neuigkeiten aus dem Diözesanverband
- Schluss
Wahlen: Das Wichtigste
- Alle Mitglieder wählen mit – auch Kinder.
- Gewählt werden kann jedes Mitglied ab 7 Jahren, das vorgeschlagen wird. Mindestens eine Person der Ortsleitung muss 18 sein. Wer unter 18 gewählt wird, braucht die Zustimmung der Erziehungsberechtigten – am besten schon vor der MV einholen.
- Zusammensetzung der Ortsleitung: bis zu zwei Ortsleiterinnen, bis zu zwei Ortsleiter und bis zu eine Person, die sich nicht im binären Geschlechtersystem wiederfindet (INTA*). Nicht alle Plätze müssen besetzt sein – es dürfen aber nie mehr als zwei Ortsleiterinnen bzw. zwei Ortsleiter sein. -- Ggf. sieht eure Ortssatzung eine leicht abweichende Regelung/Formulierung vor.
- Die Ortsleitung wird immer geheim gewählt, mit Stimmzettel und Wahlurne. Andere Wahlen, zum Beispiel der Kassenprüfung, dürfen auf Antrag offen stattfinden, wenn niemand widerspricht.
- Ja, Nein oder Enthaltung: Auf dem Stimmzettel kreuzt ihr bei jeder Person Ja, Nein oder Enthaltung an. Gewählt ist, wer mehr als die Hälfte der gültigen Stimmen mit Ja bekommt.
- Annahme der Wahl: Fragt nach jeder Wahl, ob die gewählte Person die Wahl annimmt, und schreibt das ins Protokoll.
Unsere Präsentation „How-To-Wal“ erklärt die Wahl Schritt für Schritt – ideal, um sie vor der Wahl auf der MV zu zeigen.
Protokoll
Über jede MV wird ein Ergebnisprotokoll geschrieben: Anwesende, Tagesordnung, Beschlüsse im Wortlaut mit Abstimmungsergebnis und alle Erklärungen, die ausdrücklich ins Protokoll sollen.
Unsere Mustervorlage führt euch Punkt für Punkt durch die Versammlung – inklusive Wahlen, Anwesenheitsliste, Finanzbericht, Kassenprüfbericht, Einverständniserklärung für Gewählte unter 18 und einer Vorlage für die Einladung. Am besten nutzt ihr sie direkt während der MV als Leitfaden.
Nach der MV
- Bank informieren: Die neue Ortsleitung muss als vertretungsberechtigt gemeldet werden – meist mit Protokoll, Ausweis und Unterschrift vor Ort. Gebt keine Passwörter fürs Onlinebanking weiter.
- Zugänge übergeben: Campflow, E-Mail-Accounts, OASE-BW, Portal des Kreisjugendrings, Instagram & Co., Messenger-Gruppen, Schlüssel und Unterlagen.
- Campflow: Rollen und Kontaktdaten der neuen Ortsleitung eintragen. Kein Zugang? Schreibt an mail@kjg-freiburg.de.
- Kirchengemeinde und Finanzamt über die neue Ortsleitung bzw. Kassierer*in informieren.
- Nur eingetragene Vereine: Änderung im Vorstand über Notar*in oder Ratsschreiber*in beim Amtsgericht melden.
- Satzung geändert? Schickt Satzung und Protokoll an satzung@kjg-freiburg.de – erst die Genehmigung durch den Verwaltungsrat setzt die neue Satzung in Kraft.
Downloads
Vorlagen, Tipps für die Moderations und Co. findet bei den Materialien.
Muster-Ortssatzungen, Vorlagen fürs Finanzamt und alles zur Rechtsform eurer Ortsgruppe findet ihr auf der Seite Rechtsform.
Ihr habt Fragen?
Eure KjG-Referent*in vor Ort unterstützt euch gern – auch bei der Vorbereitung eurer MV. Wer für euch zuständig ist, seht ihr unter KjG-Referent*innen. Fragen zur Satzung: satzung@kjg-freiburg.de · alles andere: mail@kjg-freiburg.de
Wir wünschen euch eine gute Mitgliederversammlung! Euer Diözesanverband